تنخواه گردان

 

در اغلب واحد های تجاری برای پرداختهای جزئی و مستمر مانند ایاب و ذهاب و خرید برخی مواد ضروری و فوری، مقداری وجه مورد نیاز می باشد.

 پرداختهای مذکور از طریق چک غیر عملی می باشد ،زیرا دریافت وجه چک از بانک موجب تأخیر در انجام آن عمل ونیز هزینه ای را در خواهد داشت. از سوی دیگر، چون این پرداختها به طور مستمر صورت می گیرد وجمع آنها مبلغ قابل ملاحظه ای را تشکیل می دهد، اعمال کنترل بر آنها ضروری می باشد.

برای انجام این کنترل ، در بسیاری از مؤسسات مبالغ مشخصی در اختیار یک یا تعدادی از کارکنان قرار می دهند که این مبالغ« تنخواه گردان» نامیده می شوند. معمولاً در قبال مبلغ پرداخت شده به مسئوول تنخواه گردان ، از وی تضمین کافی اخذ می شود.

لازم به ذکر است که میزان تنخواه گردان یا مبلغی ثابت واز قبل تعیین شده ویا مبلغی متغیر با تعیین حد اکثر می باشد.

 

الف- تنخواه گردان با مبلغ ثابت

در این روش ، حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شده وطی چکی به مسؤولین تنخواه گردان پرداخت می گردد. به عنوان مثال فرض کنید شرکت بهار با پرداخت مبلغ 100000ریال به آقای الف تنخواه گردانی ایجاد نماید . در این موقع معادل مبلغ چک، حسابی به نام تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک به همین مبلغ بستانکار می شود. ثبت فوق به شرح زیر است:

مسؤول تنخواه گردان از محل مبلغ دریافتی ، هزینه های انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می نماید .

دایره حسابداری پس از رسیدگی به مدارک و حصول اطمینان ، چکی معادل هزینه های انجام شده صادر وبه مسؤول تنخواه گردان تسلیم می نماید. ثبت لازم در این موقع ، بدهکار نمودن هزینه ها وبستانکار کردن حساب جاری بانک می باشد.

بدین ترتیب رقم موجودی تنخواه گردان بدون تغییر باقی می ماند مگر اینکه برای افزایش یا کاهش مبلغ تنخواه گردان اقدام گردد.

معمولاً مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالی یا هنگام تعویض متصدی تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز واسناد هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می گردد تا این هزینه ها به درستی دردوره مربوطه ثبت گردند.

هرگاه تصمیم به افزایش تنخواه گردان گرفته شود ، حساب تنخواه گردان یکبار دیگر معادل مبلغ دریافتی مسؤول تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک بستانکار می گردد.

 در هنگام کاهش مبلغ تنخواه گردان ، حساب بانک یا صندوق یا هزینه ها بدهکار و معادل آن ، حساب تنخواه گردان بستانکار می گردد.

 

ب- تنخواه گردان متغیر

 نوع دیگر تنخواه گردان بدین طریق است که مبلغی به عنوان تنخواه گردان طی چکی به مسؤول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد مربوط به هزینه  ارائه  می شود از حساب وی کسر می گردد.

مبلغ پرداختی به مسؤول تنخواه گردان بابت تجدید آن ، در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وی می باشد. البته در این نوع از تنخواه گردان پرداخت وجه لزوماً همزمان با ثبت هزینه های انجام شده، نبوده، بلکه پرداخت وجه بادرخواست از طرف مسؤول تنخواه گردان ، صورت می گیرد.

به عنوان مثال فرض کنید در تاریخ 14 فروردین ماه مدیران شرکت کمند تصمیم گرفتند برای پرداخت هزینه های جزئی مستمر خود با پرداخت مبلغ 500000 ریال تنخواه گردانی ایجاد نمایند. آنها با صدور چکی در وجه آقای احمدی به عنوان مسؤول تنخواه گردان تصمیم خود را عملی نمودند.

به این ترتیب حساب تنخواه گردان مرتباً بدهکار یا بستانکار می گردد. در این روش همیشه یک ثبت اضافی نسبت به روش اول وجود دارد. زیرا ارائه مدارک هزینه مستلزم یک ثبت و دریافت وجه توسط تنخواه گردان نیز مستلزم ثبت دیگری می باشد.

اما به هر حال در پایان دوره مالی یا هر تاریخ دیگر که تصمیم به بستن حساب تنخواه گرفته شود، ابتدا حساب هزینه ها بدهکار و تنخواه گردان بستانکار و معادل مانده حساب تنخواه گردان، ثبت دیگری با بدهکار نمودن حساب بانک یا صندوق و بستانکار نمودن حساب تنخواه گردان صورت می گیرد.