منابع انساني
35. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را طراحي و برقرار كند كه از دسترسي به كاركنان كافي داراي توانايي، صلاحيت و پايبندي به اصول اخلاقي لازم براي انجام كار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي و امكان صدور گزارش مناسب شرايط موجود، اطميناني معقول بدست آورد.
36. اين سياستها و روشها، موضوعات زيررا دربرمي‌گيرد:
الف- استخدام.
ب- ارزيابي عملكرد.
پ- تواناييها.
ت- صلاحيت.
ث- فرصتهاي ارتقاي شغلي.
ج- ترفيع.
چ- حقوق ومزايا.
ح- برآورد كاركنان مورد نياز.
مؤسسه با پرداختن به اين موضوعات، مي‌تواند تعداد و ويژگيهاي افراد مورد نياز براي انجام كارهاي خود را تعيين كند. فرايندهاي استخدامي مؤسسه دربرگيرنده روشهايي است كه مؤسسه را در انتخاب افراد درستكار و مستعد براي ارتقاي تواناييها و صلاحيت، تا حد لازم جهت انجام كارهاي مؤسسه، ياري مي‌كند.
37. تواناييها و صلاحيت كاركنان از طريق روشهاي گوناگوني چون موارد زير ارتقا مي‌يابد:
- آموزش حرفه‌اي.
- پيشرفتهاي حرفه‌اي مستمر، مثلاً از طريق کارآموزی.
- تجربه كاري.
- سرپرستي و نظارت توسط كاركنان با‌تجربه‌تر.
- اعتلای فرهنگ کار گروهی.
38. تداوم صلاحيت كاركنان مؤسسه به ميزان زيادي به پيشرفتهاي حرفه‌اي مستمر بستگي دارد تا آنان، دانش و تواناييهاي خود را حفظ كنند. از اين رو، مؤسسه در سياستها و روشهاي خود، بر لزوم آموزش مستمر همه كاركنان تأكيد مي‌كند و منابع و كمكهاي آموزشي مورد نياز را براي قادر ساختن كاركنان به حفظ تواناييها و صلاحيت لازم فراهم مي‌كند. در موارد در دسترس نبودن منابع فني و آموزشي داخلي، يا به هر دليل ديگر، مؤسسه مي‌تواند از افراد مناسب و واجد شرايط برون سازماني براي اين منظور استفاده كند.
39. روشهاي ارزيابي عملكرد، حقوق و مزايا و ترفيعات مؤسسه، دربرگيرنده ساز و كارهاي لازم براي شناسايي و تشويق مناسب در موارد ارتقا و حفظ صلاحيت و پايبندي به اصول اخلاقي مي‌باشد. به ويژه، مؤسسه اقدامات زير را انجام مي دهد:
الف- آگاه كردن كاركنان از انتظارات مؤسسه درباره اصول كاري و اخلاقي.
ب- ارائه نتايج ارزيابي عملكرد، پيشرفت و فرصتهاي ارتقاي شغلي و ارائه مشاوره‌هاي لازم در اين موارد به كاركنان.
پ- كمك به كاركنان براي درك اين امر كه ارتقا به رده‌اي با مسئوليت بالاتر، از جمله، به كيفيت عملكرد و پايبندي به اصول اخلاقي بستگي دارد و تخطي از سياستها و روشهاي مؤسسه مي‌تواند به اقدامات انضباطي منجر شود.
40. فرايند ارزيابي عملكرد كاركنان، به اندازه و شرايط مؤسسه بستگي دارد. در مؤسسات كوچكتر، روشهاي ارزيابي عملكرد كاركنان مي‌تواند از رسميت كمتري برخوردار باشد.
تعيين گروه كاري
41. موسسه بايد مسئوليت هر كار را به يك مدير مسئول كار واگذار كند. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را برقرار كند كه مستلزم موارد زير باشد:
الف- نام مدير مسئول كار و مسئوليت وي به هيئت مديره و مديران اجرايي اصلي صاحبكار اطلاع داده شود.
ب- مدير مسئول كار تواناييها، صلاحيت، اختيار و زمان مناسب براي ايفاي مسئوليت خود را داشته باشد.
پ- مسئوليتهاي مدير مسئول كار به روشني تعريف و به وي اعلام شود.
42. سياستها و روشها شامل سيستمهاي نظارت بر تناسب حجم كار با ظرفيت كاري مديران مسئول كار است به گونه‌اي كه اين افراد زمان كافي براي ايفاي مسئوليتهاي خود به نحو مناسب را داشته باشند.
43. مؤسسه همچنين بايد براي هر كار، كاركنان مناسب و داراي تواناييها، صلاحيت و زمان لازم را تعیين كند تا كار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي، انجام شود و مؤسسه بتواند گزارشهاي متناسب با شرايط موجود را صادر كند.
44. مؤسسـه روشهـايي را براي ارزيابـي تواناييها و صلاحيـت كاركنان خود برقـرار مي‌كند. تواناييها و صلاحيت مورد نظر در هنگام تعيين گروههاي كاري و تعيين سطح نظارت لازم، شامل موارد زير است:
- شناخت و تجربه عملي در باره كارهاي با ماهيت و پيچيدگي مشابه از طريق آموزش و مشاركت مناسب.
- شناخت الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي.
- دانش فني مناسب، شامل شناخت از فناوري اطلاعات مربوط.
- شناخت از صنايع مرتبط با فعاليت صاحبكار.
- توانايي اعمال قضاوت حرفه‌اي.
- شناخت از سياستها و روشهاي كنترل كيفيت مؤسسه.
اجراي كار
45. مؤسسه بايد براي كسب اطمينان معقول از انجام كار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي و صدور گزارشهاي متناسب با شرايط موجود توسط مؤسسه، سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار كند.
46. مؤسسه از طريق سياستها و روشهاي خود، درصدد حفظ كيفيت انجام كار است. اين امر اغلب از طريق دستورالعملهاي كتبي يا الكترونيكي، نرم افزارها يا ديگر اشكال مستندسازي استاندارد شده، مجموعه‌هاي حاوي رهنمودهاي ويژه صنعت يا موضوعي خاص انجام مي‌شود. موضوعات مورد اشاره شامل موارد زير است:
- چگونگـي آگاه‌شدن گروههاي كاري از كار محـول شده، به منظور كسب شناخـت از اهداف كار خود.
- فرايندهاي رعايت استانداردهاي مربوط به كار مورد نظر.
- فرايندهاي نظارت بر كار، آموزش و تربيت كاركنان.
- روشهاي بررسي كار انجام شده، قضاوتهاي عمده به عمل آمده و شكل گزارشهايي كه قرار است صادر شود.
- مستندسازي مناسب كار انجام شده، زمان بندي و ميزان بررسي.
- فرايندهاي كسب اطمينان از اجراي مستمر همه سياستها و روشها.
47. شناخت همه اعضاي گروه كاري از اهداف كار خود حايز اهميت است. كار گروهي و آموزش مناسب، براي كمك به اعضاي كم تجربه‌تر گروه كاري جهت كسب شناخت روشن از اهداف كارهاي محول شده، ضروري است.
48. سرپرستي شامل موارد زير است:
- پيگيري پيشرفت كار.
- ارزيابي تواناييها و صلاحيت هريك از اعضاي گروه كاري، داشتن زمان كافي توسط هر يك براي اجراي كار خود، شناخت آنان از وظايف محول شده و انجام كار طبق رويكرد برنامه‌ريزي شده.
- حل و فصل مسايل عمده پديد آمده در جريان كار، ارزيابي اهميت آنها و تعديل رويكرد برنامه‌ريزي شده به گونه‌اي مناسب.
- شناسايي موضوعات مستلزم مشورت يا بررسي توسط اعضاي با تجربه‌تر گروه در جريان اجراي كار.
49. مسئوليتهاي بررسي بر اين مبنا تعيين مي‌شود كه اعضاي با تجربه‌تر گروه، شامل مدير مسئول كار، كار انجام شده توسط اعضاي كم تجربه‌تر گروه را بررسي كنند. بررسي‌كنندگان موارد زير را ارزيابي مي‌كنند:
الف- انجام كار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي مربوط.
ب- تشخيص موضوعات عمده مستلزم بررسي بيشتر.
پ- انجام مشورتهاي مناسب و مستندسازي و بكارگيري نتايج بدست آمده.
ت- ضرورت تجديد نظر در ماهيت، زمان بندي اجرا و ميزان كار انجام شده.
ث- متکی بودن نتايج به‌دست آمده به‌کار انجام شده و مستندسازي کار انجام شده به گونه‌اي مناسب.
ج- كافي و مناسب بودن شواهد كسب شده براي پشتيباني از گزارش.
چ- دستيابي به اهداف روشهاي اجراي كار.
مشاوره
50. مؤسسه بايد براي كسب اطميناني معقول از موارد زير، سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار كند:
الف- انجام مشورت مناسب در باره موضوعات پيچيده و بحث انگيز.
ب- دسترسي به منابع كافي براي انجام مشورت لازم.
پ- مستندسازي ماهيت و دامنه اين گونه مشورتها.
ت- مستندسازي نتايج حاصل از مشورتها و بكارگيري آن.
51. مشورت شامل گفتگو در سطح حرفه‌اي مناسب با افراد درون يا برون مؤسسه است كه تخصص كافي براي حل و فصل موضوعات پيچيده يا بحث انگيز را دارند.
52. در مشاوره، از منابع تحقيقاتي مناسب و همچنين، مجموعه تجارب و مهارتهاي فني مؤسسه استفاده مي‌شود. مشاوره به ارتقاي كيفيت كار و بهبود بكارگيري قضاوت حرفه‌اي كمك مي‌كند. مؤسسه با فرهنگ سازي سعي مي‌كند كه مشورت به عنوان نقطه قوت شناخته شود و كاركنان، به مشورت در باره موضوعات پيچيده يا بحث انگيز ترغيب گردند.
53. مشورت اثر بخش باساير افراد حرفه‌اي مستلزم اين است كه همه حقايق مربوط در اختيار آنان قرار داده شود تا بتوانند در باره موضوعات فني، اخلاقي و يا غير آن، آگاهانه نظر دهند. اجراي روشهاي مشاوره مستلزم مشورت با افراد داراي دانش، ارشديت و تجربه مناسب در درون يا برون مؤسسه در باره موضوعات عمده فني، اخلاقي و یا غير آن، مستندسازي مناسب نتايج حاصل از مشاوره و بكارگيري این نتایج به گونه‌اي مناسب است.
54. مؤسسه‌اي كه به دليل نداشتن منابع داخلي مناسب يا ساير دلايل، به مشورت برون سازماني نياز داشته باشد مي‌تواند از خدمات مشاوره‌اي ساير مؤسسات و يا مراجع حرفه‌اي و قانوني استفاده كند. مؤسسه قبل از استفاده از اين گونه خدمات، صلاحيت ارائه دهنده خدمات را با توجه به هدف مورد نظر، ارزيابي مي‌كند.
55. مشورت با ساير افراد حرفه‌اي در باره موضوعات پيچيده يا بحث انگيز، از طريق تأييد توسط مشورت كننده و مشاور، مستند مي‌شود. جزئيات و دامنه مستندسازي به گونه‌اي است كه تشخيص موارد زير را ميسر مي‌سازد:
الف- موضوع مورد مشورت.
ب- نتايج مشورت، شامل هر گونه تصميمات اتخاذ شده، مباني آن تصميمات و چگونگي بكار گيري آنها.
اختلاف نظر
56. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را براي چگونگي برخورد با اختلاف نظر بين اعضاي گروه كاري، اختلاف نظر با مشاوران و اختلاف نظر بين مدير مسئول كار و بررسي كننده كنترل كيفيت كار و نحوه حل و فصل آنها برقرار كند. نتايج كسب شده بايد مستند و بكار گرفته شود.
57. اينگونه روشها، زمينه شناسايي زود هنگام اختلاف نظرها را فراهم مي‌آورد، راهنماييهاي روشني را در باره اقدامات لازم بعدي ارائه مي‌دهد و مستندسازي در باره حل و فصل اختلاف نظرها و بكارگيري نتايج بدست آمده را الزامي مي‌كند. گزارش نبايد قبل از حل و فصل موارد اختلاف نظر صادر شود.
58. مؤسسه‌اي كه از فرد برون سازماني واجد شرايط و مناسب براي بررسي كنترل كيفيت كار استفاده مي‌كند، مي‌داند كه اختلاف نظر مي‌تواند رخ دهد و براي حل و فصل اين اختلافات، روشهايي را، براي مثال، مشورت با ساير افراد حرفه‌اي، مؤسسات ديگر يا مراجع حرفه‌اي يا قانوني، برقرار مي‌كند.
بررسي كنترل كيفيت كار
59. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را براي الزامي كردن بررسي كنترل كيفيت كار برقرار كند كه ارزيابي بيطرفانه قضاوتهاي عمده به عمل آمده توسط گروه كاري و نتايج بدست آمده در تهيه گزارش، فراهم شود. اين گونه سياستها و روشها بايد شامل موارد زير باشد:
الف- الزام به بررسي كنترل كيفيت كار در مورد همه حسابرسيهاي صورتهاي مالي شركتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار.
ب- تعيين معيارهاي لازم به منظور تشخيص ضرورت بررسي كنترل كيفيت كار، براي ساير حسابرسيها و بررسيهاي اجمالي اطلاعات مالي تاريخي، ساير خدمات اطمينان بخشي و خدمات مرتبط.
پ- الزام به بررسي كنترل كيفيت كار در مورد همه كار هايي كه معيارهاي تعيين شده طبق بند ”ب“ بالا در مورد آنها مصداق دارد.
60. سياستها و روشهاي مؤسسه بايد تكميل بررسي كنترل كيفيت كار پيش از صدور گزارش را الزامي كند.
61. معيارهاي ياد شده در بند ”59-ب“ دربرگيرنده موارد زير است:
- ماهيت كار، شامل ميزان ارتباط آن با منافع عمومي.
- شناسايي وضعيتها يا خطرهاي غيرعادي يك كار يا گروهي از كارها.
- الزامي بودن بررسي كنترل كيفيت كار طبق قوانين و مقررات.
62. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را برقرار كند كه دربرگيرنده موارد زير باشد:
الف- ماهيت، زمانبندي اجرا و ميزان بررسي كنترل كيفيت كار.
ب- معيارهاي تعيين صلاحيت بررسي كنندگان كنترل كيفيت كار.
پ- الزامات مستندسازي بررسي كنترل كيفيت كار.
ماهيت، زمانبندي اجرا و ميزان بررسي كنترل كيفيت كار
63. بررسي كنترل كيفيت كار معمولاً دربرگيرنده مذاكره با مدير مسئول كار، بررسي صورتهاي مالي يا ساير اطلاعات و گزارش مربوط، و، به ويژه، ارزيابي مناسب بودن گزارش است. اين بررسي همچنين دربرگيرنده بررسي كاربرگهاي انتخاب شده درباره قضاوتهاي عمده به عمل آمده توسط گروه‌كاري و نتايج بدست آمده، است. ميزان بررسي به پيچيدگي كار و خطر نامناسب بودن گزارش براي شرايط موجود، بستگي دارد. بررسي، مسئوليت مدير مسئول كار را كاهش نمي‌دهد.
64. بررسي كنترل كيفيت كار در مورد حسابرسي صورتهاي مالي شركتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، شامل توجه به موارد زير است:
- ارزيابي استقلال مؤسسه در ارتباط با هر كار توسط گروه‌كاري.
- خطرهاي عمده شناسايي شده در جريان كار و برخورد با آن خطرها.
- قضاوتهاي به عمل آمده، به ويژه در ارتباط بااهميت و خطرهاي عمده.
- اينكه آيا مشورت مناسب در باره موارد اختلاف نظر يا ساير موضوعات پيچيده يا بحث انگيز به عمل آمده است يا خير و نتايج ناشي از اين مشورتها.
- ميزان اهميت تحريفهاي شناسايي شده در جريان كار اعم از اصلاح شده و نشده و چگونگي حل و فصل آنها.
- موضوعاتي كه لازم است به اطلاع مديران اجرايي، هيئت مديره و، در موارد لازم، ساير اشخاص مانند مراجع قانوني برسد.
- اينكه آيا كاربرگهاي انتخاب شده براي بررسي، كار انجام شده در ارتباط با قضاوتهاي عمده را منعكس و نتايج بدست آمده را پشتيباني مي‌كند يا خير.
- مناسب بودن گزارش براي صدور.
بررسيهاي كنترل كيفيت كار در مورد كارهايي غير از حسابرسي صورتهاي مالي شركتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار ممكن است شامل برخي يا همه اين موارد باشد.
65. بررسي كننده كنترل كيفيت كار، بررسي را به موقع و در مراحلي مناسب از اجراي كار انجام مي‌دهد تا موضوعات عمده بتواند در اسرع وقت و پيش از صدور گزارش، به گونه‌اي حل و فصل گردد كه وي را متقاعد سازد.
66. در مواردي كه پيشنهادات بررسي‌كننده كنترل كيفيت كار، مورد قبول مدير مسئول كار قرار نگرفته و موضوع به نحوي كه بررسي‌كننده متقاعد شود حل و فصل نشده است، از صدور گزارش خودداري مي‌شود تا اينكه موضوع طبق روشهاي مؤسسه در برخورد با اختلاف نظر، حل و فصل شود.
معيارهاي تعيين صلاحيت بررسي كنندگان كنترل كيفيت كار
67. سياستها و روشهاي مؤسسه بايد معيارهاي لازم براي تعيين بررسي كنندگان كنترل كيفيت مؤسسه را مشخص نمايد و واجد صلاحيت بودن آنها را بر اساس موارد زير تعيين كند:
الف- شرايط فني لازم براي ايفاي مسئوليت، شامل تجربه و اختيار لازم؛ و
ب- ميزاني كه مي‌توان با بررسي كننده كنترل كيفيت كار مشورت كرد، بدون اين كه بيطرفي وي خدشه‌دار شود.
68. سياستها و روشهاي مؤسسه درباره شرايط فني بررسي‌كنندگان كنترل كيفيت كار، لازم است دربرگيرنده ضوابطي جهت تشخيص مهارت فني، تجربه و اختيار لازم براي ايفاي مسئوليت باشد. كافي و مناسب بودن مهارت فني، تجربه و اختيار، به شرايط كار بستگي دارد. افزون بر اين، بررسي‌كننده كنترل كيفيت كار براي حسابرسي صورتهاي مالي شركتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، لازم است از نظر تجربه و اختيار، در سطح مدير مسئول كار حسابرسي صورتهاي مالي شرکتهای یاد شده باشد.
69. سياستها و روشهاي مؤسسه براي حفظ بيطرفي بررسي‌كننده كنترل كيفيت كار طراحي مي‌شود. براي مثال، بررسي كننده كنترل كيفيت كار:
الف- توسط مدير مسئول كار انتخاب نمي‌شود.
ب- طي دوره مورد بررسي، در اجراي كار مشاركت نمي‌كند.
پ- براي گروه‌كاري تصميم‌گيري نمي‌كند.
ت- در معرض ساير مواردي كه بيطرفي بررسي كننده را تهديد كند، قرار نمي‌گيرد.
70. مدير مسئول كار ممكن است در جريان انجام كار با بررسي‌كننده كنترل كيفيت كار مشورت كند. اينگونه مشورتها صلاحيت بررسي‌كننده كنترل كيفيت كار را براي ايفاي مسئوليت خود، مخدوش نمي‌كند. با اين وجود، در مواردي كه ماهيت و ميزان مشورت بااهميت باشد، به منظور حفظ بيطرفي بررسي كننده، گروه‌كاري و بررسي‌كننده مراقبتهاي لازم را به عمل مي‌آورند. در مواردي كه اين امر امكان پذير نباشد، فرد ديگري از مؤسسسه يا فرد برونسازماني واجد شرايط و مناسب براي انجام وظايف بررسي‌كننده كنترل كيفيت كار يا مشاور كار انتخاب مي‌شود. بر اساس سياستهاي مؤسسه، در مواردي كه توان انجام بررسي بيطرفانه آسيب پذير است، بررسي‌كننده كنترل كيفيت كار جايگزين مي‌شود.
71. يك شاغل انفرادي يا يك مؤسسه كوچك مي‌تواند بررسي كنترل كيفيت كار را به افراد برونسازماني واجد شرايط مناسب محول كند. از سوي ديگر، شاغل انفرادي يا مؤسسه كوچك مي‌تواند براي تسهيل در بررسي كنترل كيفيت كار، از مؤسسه‌اي ديگر استفاده كند. در صورت انعقاد قرارداد با افراد برونسازماني واجد شرايط و مناسب، شاغل انفرادي يا مؤسسه لازم است الزامات و رهنمودهاي مندرج در بندهاي 67 تا 70 را بكار گيرد.
مستندسازي بررسي كنترل كيفيت كار
72. سياستها و روشهاي مستندسازي بررسي كنترل كيفيت كار بايد مستندسازي موارد زير را الزامي كند:
الف- اجرا شدن روشهاي لازم طبق سياستهاي مؤسسه در مورد بررسي كنترل كيفيت كار.
ب- تكميل شدن بررسي كنترل كيفيت كار پيش از صدور گزارش.
پ- عدم برخورد بررسي كننده با هر نوع موضوع حل و فصل نشده‌اي كه موجب شود وي به اين باور برسدكه قضاوتهاي عمده به عمل آمده توسط گروه كاري و نتايج بدست آمده توسط آنان، نامناسب است.
مستندسازي كار
تنظيم پرونده‌هاي نهايي كار
73. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را براي گروههاي كاري برقرار كند تا پرونده‌هاي نهايي كار به موقع پس از نهايي شدن گزارشها تنظيم شود.
74. قوانين يا مقررات ممكن است محدوديتهاي زماني را براي تنظيم پرونده‌هاي نهايي برخي از كارها مقرر كند. در نبود چنين محدوديت زماني در قوانين يا مقررات، مؤسسه براي تنظيم به موقع پرونده‌هاي نهايي كار، محدوديتهاي زماني متناسب با ماهيت كار برقرار مي‌كند. در مورد يك حسابرسي، براي مثال، اين محدوديت زماني معمولاً بيش از 60 روز پس از تاريخ گزارش حسابرس نيست.
محرمانه بودن، حفاظت اطمينان بخش، درستي، قابليت دسترسي و قابليت بازيابي مستندات كار
75. مؤسسـه بايـد سياستهـا و روشهايي را طراحـي و برقـرار كنـد كـه محرمانـه بـودن، حفاظـت اطمينان بخش، درستي، قابليت دسترسي و قابليت بازيابي مستندات كار را تأمين كند.
76. الزامات اخلاقي مربوط، كاركنان مؤسسه را همواره، به رعايت رازداري در مورد اطلاعات مندرج در مستندات كار متعهد مي‌كند، مگر اينكه صاحبكار مجوز خاص در مورد افشاي اطلاعات داده باشد يا الزام قانوني يا حرفه‌اي براي افشا وجود داشته باشد. قوانين و مقررات خاصي ممكن است تعهدات بيشتري را در رابطه با حفظ رازداري كاركنان نسبت به اطلاعات صاحبكار، به ويژه در زمينه اطلاعات شخصي مقرر كرده باشد.
77. در مواردي كه امكان تغيير، افزايش يا حذف مستندات، بدون اطلاع مؤسسه وجود داشته باشد يا احتمال رود مستندات براي هميشه از بين رود يا آسيب ببيند، درستي، قابليت دسترسي يا قابليت بازيابي اطلاعات زيربنايي ممكن است به خطر افتد، اعم از اينكه مستندسازي كار به صورت كتبي، الكترونيكي يا با بكارگيري ساير ابزارها انجام شده باشد. از اين رو، مؤسسه براي اطمينان از دستيابي به موارد زير، كنترلهاي مناسب را در باره مستندسازي كار، طراحي و برقرار مي‌كند:
الف- امكان تشخيص زمان تهيه، تغيير يا بررسي مستندات كار و شخص انجام دهنده آن؛
ب- حفاظت از درستي اطلاعات در همه مراحل كار، به ويژه در مواردي كه اطلاعات در اختيار اعضاي گروه كاري يا از طريق اينترنت در اختيار ديگران قرار مي‌گيرد؛
پ- پيشگيري از تغيير غير مجاز مستندات كار؛ و
ت- دسترسي به مستندات كار توسط گروه كاري و ساير اشخاص مجاز، در صورت لزوم، براي ايفاي مناسب مسئوليتهاي آنان.
78. كنترلهايي كه مؤسسه ممكن است براي تأمين محرمانه ماندن، حفاظت اطمينان بخش، درستي، قابليت دسترسي و قابليت بازيابي مستندات كار، طراحي و برقرار كند، از جمله شامل موارد زير است:
- استفاده از كلمه عبور توسط اعضاي گروه كاري، براي محدود كردن دسترسي به مستندات الكترونيكي كار به استفاده كنندگان مجاز.
- تهيه نسخه پشتيبان از مستندات الكترونيكي كار در مراحل مناسب اجراي كار.
- استفاده از روشهايي براي توزيع مناسب مستندات كار بين اعضاي گروه در شروع كار، پردازش آنها در جريان كار و منظم كردن آنها در پايان كار.
- استفاده از روشهايي براي محدود كردن دسترسي به نسخه‌هاي كاغذي مستندات كار و توزيع مناسب و بايگاني محرمانه آن.
79. مستندات كاغذي اصلي ممكن است بنا به ملاحظات عملي براي انعكاس در پرونده‌هاي الكترونيكي، اسكن شود. در اينگونه موارد، مؤسسه براي الزام گروههاي كاري به اجراي موارد زير، روشهاي مناسبي را برقرار مي‌كند:
الف- تهيه نسخه‌هاي اسكن شده به گونه‌اي كه محتواي كامل مستندات كاغذي اصلي، شامل امضاهاي دستي، عطفهاي متقابل و زيرنويسها را نشان دهد؛
ب- بايگاني نسخه‌هاي اسكن شده در پرونده‌هاي كار و در صورت لزوم، تهيه فهرست و امضاي نسخه‌هاي اسكن شده؛ و
پ- فراهم كردن امكان بازيابي و چاپ نسخه‌هاي اسكن شده در صورت لزوم.
مؤسسه چگونگي نگهداري مستندات كاغذي اصلي را كه به دلايل قانوني، مقرراتي يا غيره اسكن شده است، مورد توجه قرار مي‌دهد.
صفحه 1 2