کاربرد در واحدهاي تجاري کوچک
13. سيستمهاي اطلاعاتي و فرايندهاي تجاري مربوط به گزارشگري مالي در واحدهاي تجاري کوچک، احتمال دارد غير رسميتر از واحدهاي تجاري بزرگتر باشد، اما نقش آنها به همان اندازه با اهميت است. واحدهاي تجاري کوچکي که مديريت نقش فعالي در اجرا دارد ممکن است نياز به توضيح مفصل روشهاي حسابداري، مستندات حسابداري پيچيده يا خط مشيهاي مکتوب نداشته باشد. يک واحد تجاري کوچک ممکن است به دليل اندازه و ردههاي کمتر آن و حضور مشهود مديريت و دسترسي بيشتر به آن، اطلاعرساني غير رسميتر و آسانتر از يک واحد تجاري بزرگتر داشته باشد.
فعاليتهاي کنترلي
14. فعاليتهاي کنترلي، خط مشيها و روشهايي است که به کسب اطمينان از اجراي دستورات مديريت (براي مثال، انجام اقدامات لازم براي مقابله با خطرهايي که رسيدن به اهداف واحد تجاري را تهديد ميکند) ياري ميرساند. فعاليتهاي کنترلي، در سيستم اطلاعاتي يا سيستمهاي دستي، اهداف گوناگوني دارد و در سطوح سازماني و کاري گوناگوني اجرا ميشود.
15. معمولاً فعاليتهاي کنترلي که ممکن است به حسابرسي مربوط شود را ميتوان به عنوان خط مشيها و روشهاي مرتبط با موارد زير طبقهبندي کرد :
16. برخي فعاليتهاي کنترلي ممکن است به وجود خط مشيهاي مناسب برقرار شده توسط مديريت بستگي داشته باشد. براي مثال، مسئوليت تصويب ممکن است طبق رهنمودهاي مدوني مانند ضوابط سرمايهگذاري تعيينشده توسط هيئت مديره، تفويض شود. از سوي ديگر، معاملات غيرمتداولي مانند تحصيل يا واگذاري عمده داراييها ممکن است مستلزم تصويب ارکان خاصي، مانند مجمع عمومي صاحبان سهام، باشد.
کاربرد در واحدهاي تجاري کوچک
17. مفاهيم اساسي فعاليتهاي کنترلي در واحدهاي تجاري کوچک احتمالاً مشابه فعاليتهاي کنترلي در واحدهاي تجاري بزرگتر است، اما شکل اجراي آنها متفاوت است. در واحدهاي تجاري کوچک ممکن است بهدليل اعمال کنترل توسط مديريت، انواع مشخصي از فعاليتهاي کنترلي مورد نداشته باشد. براي مثال، حفظ اختيار تصويب فروشهاي اعتباري، خريدهاي عمده و کاهش حد اعتبار توسط مديريت، کنترلهاي قوي براي اين فعاليتها فراهم ميکند و درنتيجه ممکن است نياز به فعاليتهاي کنترلي مفصل، برطرف يا کمتر شود. اغلب بهنظر ميرسد تفکيک مناسب وظايف، مشکلاتي را در واحدهاي تجاري کوچک ايجاد ميکند. اما، حتي شرکتهايي که کارکنان کمي دارند، ممکن است بتوانند مسئوليت آنان را بهگونهاي تعيين کنند که به تفکيک مناسب وظايف بينجامد، يا چنانچه ميسر نباشد، براي رسيدن به اهداف کنترلي، از نظارت مديريت بر فعاليتهاي ناسازگار استفاده کنند.
نظارت بر کنترلها
18. يکي از مسئوليتهاي مهم مديريت، استقرار و اعمال کنترلهاي داخلي مناسب بهگونهاي مستمر است. نظارت مديريت بر کنترلها شامل توجه به اين امر است که آيا کنترلها طبق هدف مورد نظر اعمال و يا حسب تغييرات در شرايط، به نحو مناسب تعديل ميشود يا خير. نظارت بر کنترلها ممکن است شامل فعاليتهایي مانند بررسي موارد زير باشد:
19. نظارت بر کنترلها فرايندي براي ارزيابي کيفيت اجراي عملکرد کنترلهاي داخلي در طول زمان است. اين نظارت شامل ارزيابي طراحي و اجراي بهموقع کنترلها و انجام اقدامات اصلاحي لازم است. نظارت، براي اطمينان يافتن از اجراي مستمر کنترلها بهگونهاي اثربخش انجام ميشود. براي مثال، چنانچه بر تهيه به موقع وصحيح صورتهاي مغايرت بانکي نظارت نشود، احتمال ميرود کارکنان تهيه آن را متوقف کنند. نظارت بر کنترلها از طريق فعاليتهاي نظارتي مستمر، ارزيابيهاي جداگانه، يا ترکيبي از هر دو، انجام ميشود.
20. فعاليتهاي نظارتي مستمر در درون فعاليتهاي عادي واحد تجاري ايجاد ميشود و شامل فعاليتهاي مديريتي و نظارتي منظم است. مديران فروش، خريد و توليد واحد تجاري يا بخشهاي آن، با عمليات سر و کار دارند و ممکن است گزارشهايي را که با اطلاعات آنها در مورد عمليات تفاوت عمدهاي دارد، مورد سئوال قرار دهند.
21. در بيشتر واحدهاي تجاري، حسابرسان داخلي يا کارکنان مجري وظايف مشابه، از طريق ارزيابيهاي جداگانه، در نظارت بر کنترلهاي واحد تجاري نقش دارند. آنان با ارزيابي طراحي و اجراي کنترلهاي داخلي، اطلاعاتي را به طور مرتب درباره کارکرد کنترلهاي داخلي فراهم ميکنند و نکات قوت و ضعف کنترلهاي داخلي و پيشنهادات اصلاحي مربوط را گزارش ميکنند.
22. فعاليتهاي نظارتي ميتواند شامل استفاده از اطلاعات بدست آمده از اشخاص برون سازماني باشد که مبين وجود مشکلات يا حوزههاي مشخص مستلزم اصلاح است. مشتريان با پرداخت صورتحساب يا اعتراض درباره آن، اطلاعات آن را به طور ضمني تأييد يا رد ميکنند. افزونبر اين، برخي مراجع نظارتي ممکن است درباره موضوعات مؤثر بر کارکرد کنترلهاي داخلي با واحد تجاري مکاتبه کنند. همچنين، مديريت ممکن است به منظور انجام فعاليتهاي نظارتي، مکاتبات با حسابرسان مستقل درباره کنترلهاي داخلي را مورد توجه قرار دهد.
کاربرد در واحدهاي تجاري کوچک
23. فعاليتهاي نظارتي مستمر در واحدهاي تجاري کوچک، به احتمال زياد رسميت کمتري دارد و نوعا در قالب بخشي از مديريت کلي فعاليتهاي واحد تجاري انجام ميشود. ارتباط نزديک مديريت با عمليات، اغلب موجب شناسايي مغايرتهاي عمده با پيشبينيها و اطلاعات مالي نادرست و درنتيجه، اصلاح کنترلها ميشود.
استاندارد حسابرسي 315
شناخت واحد مورد رسيدگي و محيط آن و برآورد خطرهاي تحريف با اهميت
پيوست 3
شرايط و رويدادهايي که ممکن است بيانگر خطرهاي تحريف با اهميت باشد
موارد زير نمونههايي از شرايط و رويدادهايي است که ممکن است نشانه وجود خطرهاي تحريف با اهميت باشد. نمونههاي ارائه شده دامنه وسيعي از شرايط و رويدادها را دربر ميگيرد، اما، همه شرايط و رويدادها ممکن است در يک حسابرسي مورد نداشته باشد و فهرست نمونهها لزوماً کامل نيست.