نگهداري مستندات كار
80. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را برقرار كند كه مستندات كار براي دوره زماني كافي جهت تأمين نيازهاي مؤسسه يا مقرر در قانون يا مقررات، نگهداري شود.
81. نياز مؤسسه به نگهداري مستندات كار و دوره نگهداري، برحسب ماهيت كار و شرايط مؤسسه، متفاوت مي‌باشد؛ براي مثال، اينكه آيا مستندسازي كار براي فراهم كردن سوابق موضوعات بااهميت مستمر براي كارهاي آتي مورد نياز است يا خير. دوره نگهداري ممكن است به عوامل ديگري مانند الزامات قانوني يا مقرراتي يا رويه‌هاي متعارف نيز بستگي داشته باشد. در مورد كارهاي حسابرسي، دوره نگهداري معمولاً حداقل 5 سال از تاريخ گزارش حسابرس است.
82. روشهايي كه مؤسسه براي نگهداري مستندات كار انتخاب مي‌كند شامل روشهايي است كه دستيابي به موارد زير را فراهم مي‌كند:
- بازيابي و دسترسي به مستندات كار در طول دوره نگهداري، به ويژه در مورد مستندات الكترونيكي كه فناوري زيربنايي ممكن است با گذشت زمان ارتقا يا تغيير يابد.
- تأمين سوابق تغييرات به عمل آمده در مستندات كار پس از تكميل پرونده‌هاي كار، در صورت لزوم.
- امكان دسترسي اشخاص مجاز خارج از مؤسسه به مستندات كار و بررسي آن براي كنترل كيفيت يا مقاصد ديگر.
مالكيت مستندات كار
83. مالكيت مستندات كار، به استثناي مواردي كه در قانون يا مقررات به نحو ديگري مشخص شده باشد، متعلق به مؤسسه است. مؤسسه می‌تواند قسمتهايي يا خلاصه‌اي از مستندات كار را در اختيار صاحبكار قرار دهد، به شرطي كه اين اقدام، اعتبار كار انجام شده، يا در مورد كارهاي اطمينان بخشي، استقلال مؤسسه يا كاركنان آن را خدشه دار نكند.
نظارت
84. مؤسسه به منظور كسب اطمينان معقول نسبت به مربوط بودن، كافي بودن و اثربخش بودن سياستها و روشهاي مرتبط با سيستم كنترل كيفيت و اجراي آن در عمل ، بايد سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار كند. اينگونه سياستها و روشها بايد شامل بررسي و ارزيابي مستمر سيستم كنترل كيفيت مؤسسه، شامل بازبيني ادواري نمونه‌هايي از كارهاي تكميل شده باشد.
85. هدف از نظارت بر رعايت سياستها و روشهاي كنترل كيفيت، ارزيابي موارد زير است:
الف- رعايت الزامات استانداردهاي حرفهاي، قانوني و مقرراتي.
ب- مناسب بودن طراحي سيستم كنترل كيفيت و اثربخشي اجراي آن.
پ- بكارگيري مناسب سياستها و روشهاي كنترل كيفيت مؤسسه به‌گونه‌اي كه گزارشهاي صادره توسط مؤسسه يا مدير مسئول كار، براي شرايط موجود مناسب باشد.
86. مؤسسه مسئوليت فرايند نظارت را به شريك يا شركا يا ساير كاركنان مؤسسه كه تجربه و اختيار كافي و مناسب براي پذيرش آن مسئوليت را دارند، واگذار مي‌كند. نظارت بر سيستم كنترل كيفيت مؤسسه به وسيله افراد با صلاحيت انجام مي‌شود. اين نظارت، ارزيابي مناسب بودن طراحي و اثربخشي كاركرد سيستم كنترل كيفيت را دربرمي‌گيرد.
87. بررسي و ارزيابي مستمر سيستم كنترل كيفيت شامل موضوعاتي مانند موارد زير است:
- تجزيه و تحليل:
- آخرين تغييرات در الزامات استانداردهاي حرفهاي، قانوني و مقرراتي و چگونگي لحاظ نمودن آنها در سياستها و روشهاي مؤسسه، در موارد مقتضي.
- تأييديه كتبي درباره رعايت سياستها و روشهاي مربوط به استقلال.
- ارتقاي حرفهاي مستمر، شامل آموزش.
- تصميمات مربوط به پذيرش و ادامه كار.
- تعيين اقدامات اصلاحي لازم و بهبود سيستم، شامل استفاده از بازخوردها در بهبود سياستها و روشهاي آموزشي موسسه.
- آگاه نمودن كاركنان ذيصلاح مؤسسه از ضعفهاي شناسايي شده در طراحي و اجراي سيستم.
- پيگيري انجام سريع اصلاحات لازم در سياستها و روشهاي كنترل كيفيت توسط كاركنان ذيصلاح مؤسسه.
88. بازبيني نمونه‌اي از كارهاي تكميل شده معمولاً به طور ادواري انجام مي‌شود. كارهاي انتخاب شده براي بازبيني شامل دست كم يك كار براي هر مدير مسئول كار در هر دوره است كه اين دوره معمولاً بيش از سه سال نمي‌باشد. روش سازماندهي بازبيني ادواري، شامل زمانبندي انتخاب هر كار، به عوامل زيادي، چون موارد زير بستگي دارد:
- اندازه مؤسسه.
- تعداد و پراکندگی جغرافيايي واحدهاي مؤسسه.
- نتايج روشهاي نظارت قبلي.
- ميزان اختيار کارکنان و واحدها (براي مثال، آيا هر واحد اختيار انجام بازبينيهاي خود را دارد يا تنها واحد مركزي مي تواند آن را اجرا كند).
- ماهيت و پيچيدگي فعاليت و سازمان مؤسسه.
- خطرهاي مرتبط با صاحبكاران و كارهاي مؤسسه.
89. فرايند بازبيني شامل انتخاب كارهايي است كه برخي از آنها ممكن است بدون اطلاع قبلي گروه كاري انتخاب شود. افراد بازبيني كننده كار در اجراي كار يا بررسي كنترل كيفيت آن دخالت ندارند. براي تعيين دامنه بازبينيها، مؤسسه مي‌تواند دامنه يا نتايج برنامه بازبيني مستقل خارج از مؤسسه را مورد توجه قرار دهد. با اين وجود، برنامه بازبيني مستقل خارج از مؤسسه جايگزين برنامه نظارت داخلي مؤسسه نمي‌شود.
90. مؤسسات كوچك يا شاغلين انفرادي ممكن است بخواهند از يك فرد برون سازماني واجد شرايط و مناسب يا مؤسسه‌اي ديگر براي انجام بازبيني كارها و ساير روشهاي نظارتي استفاده كنند. از طرف ديگر، آنها ممكن است به منظور تسهيل فعاليتهاي نظارتي، ترتيباتي را براي مشاركت با ساير سازمانهاي مناسب، برقرار كنند.
91. مؤسسه بايد آثار نقايص مشاهده شده در نتيجه فرايند نظارت را ارزيابي و نوع آن را با توجه به موارد زير تعيين كند:
الف- مواردي كه لزوماً نشان‌دهنده عدم كفايت سيستم كنترل كيفيت مؤسسه (براي فراهم نمودن اطمينان معقول نسبت به رعايت الزامات استانداردهاي حرفهاي، قانوني و مقرراتي و همچنين مناسب بودن گزارشهاي صادره توسط موسسه با شرايط موجود) نمي‌باشد.
ب- نقايص سيستمي، مكرر يا ساير نقايص با اهميتي كه مستلزم اقدام اصلاحي بي‌درنگ مي باشد.
92. مؤسسه بايد نقايص مشخص شده در نتيجه فرايند نظارت و پيشنهادات تعديلي مناسب را به مديران مسئول كار و ساير كاركنان ذيربط اطلاع دهد.
93. ارزيابي مؤسسه از هر نوع نقص بايد به پيشنهاداتي در باره يك يا چند مورد زير بينجامد:
الف- انجام اقدام اصلاحي مناسب در ارتباط با يك كار خاص يا هر يك از كاركنان.
ب- اطلاع رساني يافته‌ها به افراد مسئول آموزش و ارتقاي حرفهاي.
پ- تغييرات سياستها و روشهاي كنترل كيفيت.
ت- اقدام انضباطي در مورد افرادي كه سياستها و روشهاي مؤسسه را رعايت نمي‌كنند، به خصوص آنهايي كه مكرراً تخطي مي‌كنند.
94. در مواردي كه نتايج روشهاي نظارتي نشان دهد كه گزارش ممكن است نامناسب باشد يا در جريان اجراي كار، برخي روشها حذف شده است، مؤسسه بايد اقدامات بيشتري را كه براي رعايت الزامات استانداردهاي حرفهاي، قانوني و مقرراتي مربوط، مناسب است، تعيين كند. مؤسسه بايد همچنين كسب نظر مشاور حقوقي را مورد توجه قراردهد.
95. مؤسسه بايد حداقل سالي يكبار نتايج نظارت سيستم كنترل كيفيت خود را به مديران مسئول كار و سایر ارکان ذیصلاح مؤسسه (شامل مدير عامل و در موارد مقتضي، هيئت مديره) اطلاع دهد و اين اطلاع رساني بايد به گونه‌اي باشد كه مؤسسه وافراد مزبور بتوانند طبق وظايف و مسئوليتهاي تعريف شده خود، اقدامات فوري و مناسب را انجام دهند. اطلاع رساني بايد شامل موارد زير باشد:
الف- تشريح روشهاي نظارتي اجرا شده.
ب- نتايج بدست آمده از روشهاي نظارتي.
پ- در موارد مربوط، تشريح نقايص سيستمي مكرر يا ساير نقايص بااهميت و اقدامات به عمل آمده براي رفع يا اصلاح آن نقايص.
96. گزارشگري نقايص مشخص شده به افرادي غير از مديران مسئول‌كار مربوط، معمولاً شامل مشخص نمودن كار مربوط نمي باشد، مگر اينكه براي ايفاي مناسب مسئوليتهاي آنان، لازم باشد.
97. مستندسازي مناسب نظارت، دربرگيرنده موارد زير است:
الف- مشخص كردن روشهاي نظارتي، شامل روش انتخاب كارهاي تكميل شده براي بازبيني.
ب- ثبت ارزيابي موارد زير:
- رعايت الزامات استانداردهاي حرفهاي، قانوني و مقرراتي مربوط.
- طراحي سيستم كنترل كيفيت به گونه‌اي مناسب و اثر بخشي اجراي آن.
- بكارگيري سياستها و روشهاي كنترل كيفيت مؤسسه به گونه‌اي مناسب و صدور گزارشهاي متناسب با شرايط موجود توسط مؤسسه.
پ- شناسايي نقايص مشاهده شده، ارزيابي اثر آنها و تعيين مبنايي براي لزوم انجام اقدام بيشتر و نوع آن.
شكايات و اتهامات
98. مؤسسه بايد به منظور كسب اطمينان معقول از برخورد مناسب با موارد زير، سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار كند:
الف- شكايات و اتهامات در مورد اينكه كار انجام شده توسط مؤسسه، طبق الزامات استانداردهاي حرفهاي، قانوني و مقرراتي مربوط انجام نشده است.
ب- اتهامات مربوط به عدم رعايت سيستم كنترل كيفيت مؤسسه.
99. شكايات و اتهامات ممكن است از درون يا برون مؤسسه مطرح شود. شكايات ممكن است توسط كاركنان مؤسسه، صاحبكاران يا ساير اشخاص ثالث، مطرح و به اعضاي گروه كاري يا ساير كاركنان مؤسسه اعلام گردد.
100. مؤسسه به عنوان بخشي از اين فرايند، كانالهاي مشخصي را براي كاركنان مؤسسه برقرار مي‌كند كه هرگونه ترديد خود را بدون ترس از تنبيه، مطرح كنند.
101. مؤسسه با توجه به سياستها و روشهاي برقرار شده، شكايات و اتهامات را بررسي مي‌كند. اين بررسي تحت سرپرستي يكي از شركاي مؤسسه انجام مي‌شود كه داراي تجربه و اختيار كافي و مناسب بوده و در كار مورد نظر مشاركت نداشته است. بررسي مزبور، در صورت ضرورت، مشتمل بر مشاوره حقوقي نيز خواهد بود. مؤسسات كوچك و شاغلين انفرادي مي‌توانند براي انجام بررسي، از فرد برون سازماني واجد شرايط ومناسب يا مؤسسه ديگري استفاده كنند. شكايات، اتهامات و پاسخهاي مربوط مستند مي‌شود.
102. چنانچه نتايج بررسيها مبين وجود نقايص در طراحي يا اجراي سياستها و روشهاي كنترل كيفيت مؤسسه يا عدم رعايت سيستم كنترل كيفيت مؤسسه توسط فرد يا افرادي باشد، مؤسسه با توجه به بند 93 اقدام مناسب را به عمل مي‌آورد.
مستندسازي
103. مؤسسه بايد سياستها و روشهاي مستندسازي مناسب را برقرار كند تا شواهدي درباره كاركرد هر يك از اجزاي سيستم كنترل كيفيت خود فراهم نمايد.
104. چگونگي مستندسازي اين موضوعات به تصميم مؤسسه بستگي دارد. براي مثال، مؤسسات بزرگ می‌توانند براي مستندسازي موضوعاتي چون تأييديه‌هاي استقلال، ارزيابيهاي عملكرد و نتايج بازبينيهاي نظارتي از پايگاه اطلاعاتي الكترونيكي استفاده كنند. مؤسسات كوچكتر ممكن است از شيوه‌هاي غير رسمي‌تري مانند يادداشتهاي دستي، چك ليستها و فرمها استفاده كنند.
105. عواملي كه هنگام تعيين شكل و محتواي مستندات نشان‌دهنده كاركرد هر يك از اجزاي سيستم كنترل كيفيت، مورد توجه قرار مي‌گيرد شامل موارد زير است:
- اندازه مؤسسه و تعداد واحدهاي آن.
- ميزان اختيارات كاركنان و واحدها.
- ماهيت و پيچيدگي نحوه عمل و سازمان مؤسسه.
106. مؤسسه اين مستندات را براي مدتي كافي كه طي آن مجريان روشهاي نظارتي بتوانند رعايت سيستم كنترل كيفيت مؤسسه را ارزيابي كنند يا دوره بلندمدت‌تري كه طبق قانون و مقررات الزامي شده است، نگهداري مي‌كند.
تاريخ اجرا
107. استقرار سیستمهای کنترل کیفیت مقرر شده در این استاندارد از اول فروردین 1389 الزامی است.
صفحه 1 2 3