ضوابط و ويژگي‌هاي سيستم انبار
انجام انبارگرداني آخر دوره و انجام تعديلات ناشي از آن
امكان نگهداري اطلاعات و ايجاد ارتباط مابين حسابداري انبار (وابسته به سال مالي شركت) و عمليات واقعي انبار (وابسته به سال شمسي)
ارائه گزارشات تاريخچه اي ، عملياتي و مديريتي
امكان توليد گزارشات از اسناد بروزآوري شده (نهايي) و بروزآوري نشده در جهت پاسخگويي به نيازهاي عملياتي و مديريتي
قابليت بازيابي و مقايسه اطلاعات سنوات قبلي و سال جاري
امكان بهره برداري مستقل از سيستم انبار تعدادي در محل انبار و سيستم انبار ريـالي يا انبارتعدادي/ريالي در حوزه مالي
معرفي محدودة كاري كاربران و گروههاي كاربران جهت حفاظت از اطلاعات
کالا
از ويژگي هاي سامان بهم پيوسته بودن سيستم انبار و حسابداري است. سيستم انبارداري سامان به روش دائم اطلاعات را درخود نگهداري ميكند ، اين بدان معنا است كه ، موجودي و ارزش كالا ها بصورت مقداري و ريالي نگهداري ميشوند و با هر بار ورود و خروج كالا سند ريالي كالا به ارزش قيمت تمام شده صادر ميگردد.
ارزش كالا در انبار ها بر اساس يكي از سه روش ميانگين موزون، اولين صادره از اولين وارده(FIFO)، اولين صادره از آخرين وارده(LIFO)، قابل محاسبه ميباشد. كاردكس انبار متاثر از فرم هاي فاكتور خريد و فروش و قبوض خروج و ورود ميباشد. ورود و خروج به انبار ها ميتواند بصورت دو واحد سنجش اصلي و فرعي نگهداري شود. تعريف واحد ها توسط کاربر صورت گرفته و نرخ تبديل يک واحد به واحد ديگر امکان محاسبات لازم را هنگام ثبت اطلاعات فراهم مي سازد. تعداد 250 انبار قابل تعریف در سیستم میباشد.
بارکد: علاوه بر کدینگ حساب های کالا، اقلام کالا می توانند دارای شماره فنی باشند. این فیلد شماره فنی کالا را بصورت متن و عدد تا شانزده رقم پذیرفته و امکان اتصال نرم افزار سامان را به دستگاه بارکد فراهم می سازد.
شماره سریال: سیستم سامان علاوه بر شماره فنی امکان درج شماره سریال و مدیریت کالا بر مبنای شماره سریال را نیز فراهم میکند. این بدان معنا است که به ازای هر کد کالا میتوان هزاران کد سریال تعریف نمود. شماره سریال کالا برای خدمات پس از فروش ، ایزو و دهها منظور دیگر کاربرد دارد.
مدیریت کالا از طریق فرم های زیر صورت میپذیرد.
- فرم قبض خرید
- فرم برگشت از خرید
- قبض ورود به انبار
- قبض خروج از انبار
- قبض انتقال ما بین انبار ها
- فرم سند تولید
- فرم فاکتور فروش
- فرم برگشت از فروش
گزارشات كالا
كاردكس انبار
اطلاعات كاردكس انبار به صورت اتوماتيك از فاكتورهاي مختلف استخراج شده و به شكل تفكيك شده جهت هر يك از كالاهاي تعريف شده نمايش داده ميشود
گزارشات كالا و اشخاص
براي استفاده بهتر از اطلاعات انبار و خريداران و فروشندگان، گزارشاتي تهيه شده است كه از طريق منوي كالا قابل دسترسي هستند. اين گزارشات عبارتند از:
اطلاعات اشخاص
با استفاده از اين گزارش ميتوان اطلاعات مختلفي را كه هنگام تعريف حسابهاي جاري اشخاص همچون آدرس، شماره اقتصادي و... در سيستم ذخيره كرده ايد به همراه مانده حساب هر يك از اين اشخاص مشاهده نماييد.
اطلاعات كالا
به كمك اين فرمان اطلاعات مربوط به همه كالاها در پنجره مربوطه ظاهر ميگردد. گزارشهاي اطلاعات اشخاص و اطلاعات كالا اين امكان را بشما ميدهد كه بخشي از اطلاعات مورد نياز را در همين فرم وارد كنيد. جهت اين امر كافي است كه محل درج اطلاعات را با كليك ماوس انتخاب نموده و اطلاعات را تايپ كنيد.
اشخاص و معاملات
در مؤسسات تجاري گاهي لازم ميشود بدانيد چه كالاهايي را از چه اشخاصي و به چه تعدادي خريداري كرده و يا چه كالاهايي را به چه كساني و به چه مقداري فروخته ايد. با استفاده از اين گزارش ميتوان در هر دو جهت اطلاعات دريافت نمود. بدين مفهوم كه با مشخص كردن يك شخص كالاهاي خريداري شده از او و يا فروش رفته به او را مشاهده نمود و همچنين با تعيين يك كالاي خاص ميتوان ليست اشخاصي كه آن كالا را از آنها خريداري كرده و يا به آنها فروخته ايد ملاحظه نماييد.
گزارشهاي مختلفي كه از طريق اين پنجره قابل دسترسي است به شرح زير ميباشد:
الف - فروش به شخص
اگر مايل هستيد ليست كالاهاي فروش رفته به يك مشتري را ملاحظه كنيد از اين گزارش استفاده نماييد. يك خريدار ممكن است از كالايي مشخص در چند نوبت خريد كرده باشد. چنانچه تنها بخواهيد سرجمع خريدهاي مختلف از يك كالا را در گزارش ببينيد گزينه "فروش به شخص - بر اساس كالا" را انتخاب كنيد. اما اگر مايل به ملاحظه تمام فروشهاي خود به فرد مزبور به صورت تفكيك شده و همانگونه كه شما آنها را در فاكتورهاي خود وارد كرده ايد باشيد بايستي از گزينه "فروش به شخص - به شرح رديف سند" استفاده نماييد.
ب - فروش كالا
چنانچه مايل هستيد بدانيد يك كالاي مشخص را به چه مشترياني فروخته ايد از اين گزارش استفاده كنيد. گزينه " فروش كالا - بر اساس اشخاص" براي زماني است كه اطلاعاتي راجع به سرجمع فروش يك كالا به افراد مختلف مي‌‌خواهيد. به اين مفهوم كه اگر از يك كالا در چند نوبت به خريداري فروخته ايد با اين گزينه سرجمع فروشهاي فوق به فرد مذكور را مي‌‌بينيد. اما اگر ريز اطلاعات فروش در مورد آن كالا را مطابق آنچه در فاكتورهايتان وارد كرده ايد از گزينه " فروش كالا - به شرح رديف سند" استفاده نماييد.
ج - خريد از شخص
براي آنكه اطلاعاتي راجع به كالاهاي خريداري شده از فوشنده خاصي را ببينيم از اين فرمان بهره مي‌‌گيريم . اين نوع گزارش نيز به دو صورتِ "به شرح رديف سند" و "بر اساس كالا" قابل دسترسي است.
د - خريد كالا
به كمك اين گزينه مي‌‌توانيم نام فروشندگاني را كه كالايي بخصوص، به ما فروخته اند ملاحظه كنيم. اين گزارش را مي‌‌توانيم به صورت سرجمع و ريز اطلاعات مشاهده نماييم.
براي استفاده از اين گزارشها به ترتيب زير عمل كنيد:
گردش انبار
به كمك اين گزارش مي‌‌توانيد جابجايي كالاهاي تعريف شده براي سيستم را در دوره زماني مشخص و يا از شماره سندي خاص تا سندي ديگر ملاحظه نماييد.
حداقل موجودي
با استفاده از اين گزارش اگر براي كالاهاي خود در پنجره سر فصل حسابداري حداقل موجودي تعريف كرده باشيد ليست كالاهايي كه موجوديشان از حداقل تعريف شده كمتر باشد و نيز ميزان اين كمبود در گزارش فوق مي‌‌آيد.
خلاصه مشخصات سيستم برنامه ريزي و پيگيري مراحل خريد
دريافت ، ثبت و اصلاح درخواستهاي خريد
ذخيره سازي اطلاعات استعلام از فروشندگان
تهيه صورت مقايسه بين استعلامهاي دريافتي (COMPARISON LIST)
امكان تعيين مراحل مختلف به ازاي هر سفارش و اصلاح مراحل مربوطه
ثبت مراحل پيگيري خريد و بروزآوري تاريخ عملكرد هر مرحله
محاسبه "تاريخ تقريبي رسيد كالا" به ازاي هر ثبت و تغيير در مراحل خريد
امكان پيگيري سفارشاتي كه گشايش و حمل آن به دفعات صورت مي گيرد
ارائه آخرين وضعيت سفارش اقلام (موجودي در راه)
تعيين مغايرتهاي اقلام سفارش شده و دريافت شده
امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا ، منابع تامين، شركتهاي فروشنده و...
توليد گزارشات مختلف از مراحل مختلف سفارش و بانك اطلاعاتي خريد
ذخيره سازي اطلاعات فروشندگان و طبقه بندي آنها با تفكيك نوع كالاهاي قابل عرضه
ذخيره سازي اطلاعات هزينه اي سفارشات
صدور سند مكانيزه مالي به سيستم حسابداري
دريافت اطلاعات درخواست هاي خريد از سيستم انبار
ارسال اطلاعات رسيد كالا به سيستم انبار
سيـستـم انـبـار
امكان تعريف تعداد لايه هاي كدينگ كالا و همچنين تعيين طول هر لايه از كدينگ توسط كاربر
امكان تعريف طول كد انبار توسط كاربر
امكان ايجاد كدينگ كالا و انبار به صورت اتوماتيك توسط سيستم و به صورت سريال
امكان تعريف كد كنترل كالا در زمان كدينگ كالا جهت جلوگيري صد در صد از اشتباه در پانچ اطلاعات رسيد و حواله انبار
امكان ايجاد كنترل هوشمند ورود و خروج كالا به تفكيك انبار
امكان تعريف كالاهاي مشابه جهت استفاده از ليست كالاهاي مشابه در زماني كه موجودي يك كالاي مهم در انبار به صفر رسيده و نياز به استفاده از كالاهاي مشابه آن مي باشد و جايگزيني هوشمند آن در صادره انبار
پوشش دهنده روشهاي قيمت گذاري موجودي كالا شامل : FIFO ، LIFO ميانگين موزون و استاندارد در سطح انبار يا ريز كد كالا
امكان تعريف اولين شماره سريال رسيد و حواله درخواست خريد و درخواست كالا براي هر انبار
امكان ثبت اسناد رسيد به تفكيك نوع خريد ، توليد ، انتقالي ، مرجوعي ، اماني از ديگران و برگشت اماني به ديگران
امكان ثبت اسناد حواله انبار به تفكيك نوع : مصرف ، انتقالي ، مرجوعي ، اماني به ديگران ، برگشت اماني از ديگران و فروش
امكان صدور اتوماتيك صادره انبار از نوع فروش براساس سفارش خريد مشتريان يا پيش فاكتورها
امكان تعريف موجودي اول دوره كالا به صورت تعدادي و ريالي
امكان تعريف كدينگ و اخذ كليه گزارشات در محيط پانچ اطلاعات رسيد و حواله و همچنين نگهداري موجودي كالا براساس دو نوع واحد شمارش و همچنين ضريب تبديل آنها
اخذ اطلاعات ريالي و ارزي در رابطه با رسيد و حواله انبار
امكان تفكيك سريال اسناد رسيد و حواله انبار براساس انبار يا نوع رسيد و حواله
اخذ اطلاعات كامل شناسنامه اي كالا از جمله كد ، نام ، مشخصات ،واحد شمارش اصلي ، واحد شمارش فرعي ،ضريب تبديل واحدها ، شماره فني كالا ، كد محل كالا ، نقطه سفارش ، حداكثر موجودي ، كد قديم كالا و كالاهاي مشابه
اخذ اطلاعات درخواست خريد كالا و ارائه گزارشهاي كنترلي لازم روي آن
اخذ اطلاعات درخواست كالا از انبار و ارائه گزارشهاي كنترلي روي آن
امكان تعريف فرمولاسيون محصول در تعداد سطوح نامحدود و همچنين فراخواني فرمولهاي تعريف شده در محيط رسيد و حواله انبار جهت اتوماتيك نمودن رسيد و حواله انبار و جلوگيري از اشتباهات احتمالي و همچنين به روز رساني بهاي تمام شده مواد مصرفي در هر فرمول براساس آخرين نرخ كالا در انبار
امكان تعريف برنامه ريزي توليد زمان بندي شده جهت كنترل موجودي مواد اوليه و همچنين كالاي نيمه ساخته جهت توليد با تركيب محصول مورد نظر و همچنين كنترل پيشرفت توليد براساس مواد مصرف شده در خط توليد
ارائه گزارشات متنوعي از عملكرد انبار به صورت تعدادي و ريالي تعدادي به شرح ذيل :
گزارش كاردكس كالا ، گزارش وارده انبار ، گزارش صادره انبار ، گزارش گردش كالا ، گزارش اسناد بدون ريال
گزارش كدهاي مشابه ، گزارش موجودي ، گزارش نقطه سفارش كالا ، گزارش كدينگ كالا ، گزارش عملكرد مراكز هزينه در رابطه با انبار ، گزارش اقلام راكد ، درخواست خريد ناقص ، برنامه ريزي توليد
امكان جستجوي كليه آيتمهاي اطلاعاتي موجود در سيستم
امكان فراخواني اطلاعات برنامه ريزي توليد در حواله انبار جهت اتوماتيك نمودن صدور حواله انبار و جلوگيري از اشتباهات احتمالي
امكان پيگيري كليه رسيدها و حواله هايي كه براي يك دستور ساخت خاص صادر شده است . اين دستور ساخت خاص در برگيرنده اطلاعات يك سفارش توليد يا قرارداد با مشتري نيز مي باشد .
امكان ايجاد يك ارتباط كاملا هوشمند و كنترل شده بين واحد برنامه ريزي توليد ، واحد انبار ، واحد تداركات و خط توليد جهت مكانيزه نمودن پروسه درخواست كالا ، حواله انبار ، درخواست خريد رسيد انبار ، فرمولاسيون محصول و برنامه ريزي توليد . اين ارتباط هم در مورد مواد اوليه كه بخش تداركات مامور به خريد آن مي باشد ، وجود دارد و هم در مورد كالاهاي نيمه ساخته كه بايد در بخش ديگري از خط توليد به عنوان يك محصول مياني توليد گردد ، به كار مي آيد .
صدور اتوماتيك درخواست خريد براي مواد اوليه يا قطعات يدكي كه در انبار موجود نمي باشد .
صدور اتوماتيك برنامه ريزي توليد براي كالاهاي نيمه ساخته مورد نياز در فرمولاسيون محصول نهايي كه در انبار موجود نمي باشد .
امكان اخذ گزارش از كالاهاي رزرو شده موجود در انبار بر اساس درخواست كالا يا برنامه ريزي توليد كه هنوز حواله آن صادر نشده است .
امكان تعريف شرايط گزارش براي كليه گزارش هاي موجود در سيستم به شرح ذيل :
شرط كد انبار ، شرط كد كالا ، شرط دهنده كالا ، شرط گيرنده كالا ، شرط تاريخ ، شرط نوع رسيد ، شرط نوع حواله ، تعيين نوع تفكيك گزارش ، شرط وضعيت گردش كالا ، همچنين وضعيت موجودي كالا و كد محل كالا
امكان انتقال اطلاعات انبار كارخانه به دفتر مركزي از طريق سيستم نرم افزاري فراپيام
پيش بيني كليه مراحل انبار گرداني پايان دوره مالي از جمله ليست شمارش ، تك انبار گرداني ، ليست مغايرت انبار و همچنين سند تعديل انبار
امكان انتقال اطلاعات موجودي كالا به دوره مالي بعد
امكان استفاده از سيستم در محيطهاي چند كاربره شبكه اي ( Windows NT)
امكان صدور حواله انبار به صورت اتوماتيك براساس اطلاعات درخواست كالاي پانچ شده
امكان صدور رسيد انبار به صورت اتوماتيك براساس اطلاعات درخواست خريد پانچ شده
براي ورود و خروج كالا از انبار و تعيين قيمتها سه روش وجود داره كه عبارتند از:
ورود زودتر٬ خروج زودتر (FIFO: First-In, First-Out)
در اين روش فرض بر اين است کالايي که زودتر وارد انبار ميشود٬ زودتر هم فروخته ميشود.
فرض كنيد كه يك كيف فروشي در ماه بهمن 70 كيف به قيمت 8,000 تومان و در ماه اسفند 100 كيف ديگر از همان نوع به قيمت 10,000 تومان مي‌خرد و در ماه فروردين اين كيف فروشي تعداد 150 كيف مي‌فروشد. بر طبق روش FIFO تعداد 70 كيف به بهاي 8000 تومان و تعداد 80 كيف به بهاي 10,000 تومان از انبار خارج شده است و موجودي انبار تعداد 20 كيف به مبلغ 10,000 تومان ميباشد. (20 x 10,000 = 200,000)
ورود ديرتر٬ خروج زودتر (LIFO: Last-In, First-Out)
در اين روش فرض بر اين است کالايي که ديرتر وارد انبار ميشود٬ زودتر فروخته ميشود.
در مثال كيف فروشي ما٬ بر طبق روش LIFO تعداد 100 كيف به بهاي 10,000 تومان و تعداد 50 كيف به بهاي 80,000 تومان از انبار خارج شده است و موجودي انبار تعداد 20 كيف به مبلغ 8,000 تومان ميباشد. (20 x 8,000 = 160,000)
بهاي ميانگين (Average Cost)
در اين روش ميانگين وزني كالاها براي محاسبه بهاي موجودي كالا مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
در مثال كيف فروشي ما٬ بر طبق روش بهاي ميانگين٬ قيمت متوسط هر عدد كيف برابر 9,174 ((70 x 8,000 + 100 x 10,000) / 170) تومان خواهد بود. پس با اين حساب موجودي نهايي انبار تعداد 20 عدد كيف به مبلغ 9,174 تومان است. (20 x 9,174 = 183,480)
اگر تورم وجود نداشت نتيجه حاصل از سه روش ذکر شده يکسان بود. اما در جهان واقعي چنين نيست و قيمتها مدام افزايش پيدا مي‌کنند و لذا روش محاسبه موجودي كالا تاثير بسيار زيادي در بهاي موجودي كالاي آخر دوره دارد.
اگر قيمتها افزايش پيدا كنند٬ هر يك از روشها نتايج زير را در پي خواهند داشت:
ورود زودتر٬ خروج زودتر (FIFO: First-In, First-Out)
روش FIFO باعث افزايش ارزش موجودي كالا در پايان دوره ميشود. ولي از طرفي باعث افزايش درآمد اسمي ميشود زيرا كالاهايي كه چندين سال از عمرشان مي‌گذرد بهاي كالاهاي فروخته شده را تعيين مي‌كنند. فراموش نكنيد كه اين افزايش درآمد اسمي باعث افزايش ماليات خواهد شد.
ورود ديرتر٬ خروج زودتر (LIFO: Last-In, First-Out)
روش LIFO ارزش موجودي كالاي خوبي را در پايان دوره نشان نمي‌دهد زيرا كالاي باقيمانده در انبار بسيار قديمي و شايد منسوخ شده باشد. در نتيجه قيمت كالاي موجود در انبار ممكن است بسيار كمتر از قيمت روز كالا باشد. اين روش همچنين در آمد اسمي شركت را كاهش ميدهد.
بهاي ميانگين (Average Cost)
اين روش نتيجه‌اي مابين دو روش FIFO و LIFO را حاصل ميكند.
يادآوري مي‌كنم كه در صورت كاهش قيمتها٬ نتايج بالا معكوس خواهند بود.
همانطور که پيداست با تعيين يك روش مناسب براي محاسبه‌‌ي قيمت موجودي كالاي آخر دوره٬ نه تنها ميتوان ميزان ماليات پرداختي را كمتر كرد٬ بلكه ميتوان ارزش سهام را در بازارهاي بورس افزايش داد.
صفحه 1 2