انبار گردانی
هدف از انجام انبار گردانی اطمینان از صحیح بودن موجودیهای انبار پس از طی یک بازه زمانی و اصلاح تفاوتها بین مقدار موجودی واقعی و مقدار کارتکس کالا می باشد. تفاوتهای موجودی ممکن است به علت های زیر باشد:
- اشتباه در ثبت رسیدو حواله های انبار
- عدم ثبت حواله های صادر شده یا رسید های وارده
- اشتباه در براورد مقدار وارده به انبار و صادره از انبار
- ضایعات شدن کالا
اقداماتی که قبل از انبار گردانی انجام میگیرد:
- مشخص نمودن کالاهای امانی دیگران نزد شرکت و همچنین شرکت نزد دیگران
- مشخص نمودن کالاهایی که جز دارایی ثابت سازمان بوده ولی در انبار نگهداری میشوند
- مشخص نمودن لوازم نامنطبق و اسقاطی
- مشخص نمودن اقلام راکد و کم مصرف
- اخذ کپی از آخرین سند های رسید و حواله. سندهای رسید و حواله در سیستم انبار باید دارای شماره سریال متوالی باشد.( بعد از مشخص شدن آخرین سند صدور سند ورود و خروج جدید به انبار مجاز نمیباشد)
- تهیه تگهای شمارش در سه نسخه و الصاق بر روی کالاها
- اعلام به واحدها، قبل از موعد انبار گردانی جهت تحویل اقلام مورد نیاز خود و عدم مراجعه به انبار برای تحویل جنس در مدت انبار گردانی
- تعین سرپرست انبار گردانی یا هماهنگ کننده و گروه کنترل
- مشخص نمودن تاریخ انبار گردانی توسط هماهنگ کننده یا سرپرست انبارگردانی و اعلام به افراد
معمولا انبار گردانی با حضور افراد ذیل انجام میگیرد:
- سرپرست انبار گردانی - گروه کنترل - انبار دار - حسابرس - گروههای شمارشگر شامل 1شمارشگر و 1ثبت کننده گه اقلام را شمارش و در تگها ثبت میکند
- انباردار معمولا به عنوان راهنما به علت اشراف نسبت به موجودیها در انبار گردانی حضور دارد
- عملیات شمارش به صورت دیداری و با شمارش تکت تک اقلام موجود در انبار انجام و مقدار شمارش در تگهای مربوطه ثبت و تگها جمع اوری شده و در برگه های شمارش ثبت میشود
- گروه کنترل با مراجعه به قسمتهای شمارش شده به صورت نمونه اقدام به شمارش مجدد نموده و در صورت مشاهده اختلاف در شمارش درخواست تجدید مناطق شمارش شده یا اقلام مشکوک را مینماید
برگه های شمارش در سیستم نرم افزاری انبار توسط اپراتور ثبت و لیست مغایرتها برای شمارش دوم به انبار گردانها تحویل میشود و بعد از شمارش دوم مجددا برگه های شمارش دوم درسیستم ثبت و گزارش مغایرتها تهیه میشود. در این مرحله اگر 2 برگه شمارش تهیه شده با یکدیگر همخوانی داشته باشند نیازی به انجام شمارش سوم نخواهد بود اما در صورت مغایر بودن شمارش سوم نیز انجام و پس از ان لیست شمارش در سیستم انبار ثبت و لیست مغایرت به عنوان مغایرت نهایی انبار گردانی گزارش میشود
لیست مغایرت های نهایی توسط انبار دار امضا و موارد توضیحات مغایرت ذکر میشود و توسط اعضای انبار گردانی صورتجلسه و امضا گردیده و به امضای مدیریت سازمان میرساند.واحد انبار جهت مغایرتهای مازاد موجود رسید مغایرت انبارگردانی و جهت مغایرتهای کسر موجودی حواله مغایرت انبار گردانی صادر میکند.
لیست کالاهایی که آسیب دیده یا فاسد شده باشند یا بطور کلی در کاربرد و یا کیفیت آن تغییری ایجاد شده باشد نیزجهت تعیین تکلیف ضمیمه لیست انبارگردانی میشود عملیات انبار گردانی را میتوان بصورت دوره های ماهیانه، سه ماهه،شش ماهه و سالانه انجام داد.